Administratorii se sprijină zilnic pe cifre din contabilitate, însă rareori știu dacă evidența din spatele lor a fost examinată vreodată de cineva din afara echipei care o ține. Rolul acesta revine unui audit contabil, iar REALCONT, firmă din București activă din 2004, îl prezintă ca pe un serviciu potrivit societăților de orice mărime, nu doar celor mari. Textul de mai jos explică în ce situații se recomandă auditul, ce anume se verifică și cum se leagă el de inventarierea patrimoniului și de situațiile financiare anuale.
Ce înseamnă auditul contabil și cine îl poate comanda
Descrierea publicată de REALCONT definește audit contabil ca pe o verificare independentă a contabilității unei firme, pornită de administrator, de asociați sau de un investitor. Verificările sunt făcute de experți contabili care fac parte din Corpul Experților Contabili și Contabililor Autorizați din România (CECCAR) și aplică standardele profesionale aflate în vigoare. Ce ajunge la client este un raport argumentat, nu o simplă opinie: el cuprinde constatări, riscuri cuantificate și recomandări de remediere.
Între contabilitate și audit există o linie clară de separare. Contabilitatea consemnează operațiunile pe măsură ce au loc, iar auditul le reia ulterior, în calitate de observator independent. Pentru a păstra independența profesională, echipa care ține evidența curentă nu poate efectua și verificarea, motiv pentru care auditul se contractează ca serviciu distinct. În practică, misiunile se desfășoară adesea la firme a căror contabilitate este ținută de alt furnizor.
Când devine utilă verificarea evidențelor contabile
Utilitatea nu depinde de dimensiunea societății și nici de existența unor probleme deja vizibile. Site-ul REALCONT enumeră mai multe momente tipice:
- preluarea sau cedarea unei firme: cumpărarea de părți sociale, intrarea într-o asociere sau primirea administrării unei societăți;
- schimbarea contabilului, caz în care analiza perioadei anterioare delimitează clar responsabilitățile;
- pregătirea unui control, deoarece un audit intern pe intervalul vizat evidențiază din vreme zonele sensibile;
- cererile de finanțare sau negocierile cu banca, unde sunt necesare cifre confirmate independent;
- cumpărarea unei societăți, când se urmăresc datoriile ascunse, litigiile în curs, obligațiile nedeclarate, stocurile supraevaluate și creanțele care nu se mai pot încasa.
Formele de lucru sunt variate: auditul fiscal preventiv, verificarea efectuată la preluarea unei evidențe, analiza dinaintea unei achiziții, revizuirea situațiilor financiare sau auditul complet pe o perioadă dată. Fiecare variantă se încheie cu un raport și cu un plan de remediere, astfel încât administratorul află ce trebuie corectat și în ce ordine.
Ce se verifică și ce conține raportul final
Verificările pornesc de la soldurile din balanță și de la corelația dintre contabilitate și declarațiile fiscale depuse. Se urmărește apoi dacă există documente justificative valabile, cum sunt tratate contabil operațiunile importante și dacă cheltuielile sunt deductibile. La rând vin TVA-ul deductibil și cel colectat, rezultatele inventarierii și modul în care s-au întocmit situațiile financiare; la acestea din urmă se analizează bilanțul, contul de profit și pierdere și notele explicative, iar necorelările sunt marcate.
Raportul final grupează constatările după gravitate, indică riscul fiscal estimat și descrie pașii de corectare. Dacă erorile pot fi reparate legal, de pildă prin declarații rectificative sau prin corecții în evidență, remedierea se poate face înainte ca ele să ajungă în discuție la un control. Corecturile sunt aplicate fie de echipa REALCONT, fie de contabilul actual, căruia i se predau împreună cu explicații.
O misiune se desfășoară în patru etape. Se fixează întâi obiectivul și perioada acoperită. Urmează planificarea, cu evaluarea riscurilor și lista documentelor solicitate, apoi lucrările propriu-zise, adică verificarea soldurilor, a corelațiilor și a documentelor justificative. Ultima etapă este raportul final, împreună cu planul de remediere. La o firmă mică sau mijlocie, durata obișnuită este, de regulă, de două până la patru săptămâni din momentul în care documentația este completă, în funcție de volumul operațiunilor.
Inventarierea patrimoniului, legătura cu bilanțul
Printre elementele auditate se numără și inventarierea, pentru care se cer, între altele, procesele-verbale ale comisiei. În ghidul despre inventarierea anuală a patrimoniului, REALCONT amintește că obligația vine din OMFP 2861/2009: patrimoniul trebuie inventariat măcar o dată pe an, ca regulă la încheierea exercițiului financiar. Lipsa inventarierii sau desfășurarea ei fără respectarea regulilor atrage amenzi de la 400 la 5.000 de lei. Miza practică este însă mai largă, pentru că rezultatele se trec în contabilitate înainte de întocmirea situațiilor financiare anuale, deci o inventariere slabă afectează calitatea raportărilor.
Operațiunea acoperă tot ce deține și tot ce datorează societatea: mijloace fixe, stocuri, obiecte de inventar, numerar, sume din conturile bancare, creanțe, datorii, plus bunurile terților aflate temporar în păstrare. Comisia este numită printr-o decizie scrisă a administratorului, iar gestionarul nu poate fi membru, fiindcă nu își poate verifica propria gestiune. Lucrările parcurg trei faze: pregătirea, numărarea cu evaluarea, apoi valorificarea rezultatelor, adică analiza plusurilor și a minusurilor și consemnarea concluziilor într-un proces-verbal.
La capătul inventarierii, dosarul ar trebui să includă:
- decizia de inventariere, semnată de administrator;
- declarațiile gestionarilor, obținute înainte de începerea numărătorii;
- listele de inventariere, completate și semnate separat pe fiecare gestiune;
- procesul-verbal întocmit de comisie, în care sunt consemnate constatările și propunerile de valorificare;
- registrul-inventar, în care rezultatele anului sunt centralizate.
Greșeli frecvente și calendarul potrivit pentru audit
Din practică revin aceleași scăderi: inventarierea făcută doar pe hârtie, comisia constituită de formă, declarații de gestiune lipsă, liste care nu se potrivesc cu balanța și diferențe descoperite, dar niciodată înregistrate. Alt punct slab este calendarul. Pentru majoritatea societăților, intervalul realist este decembrie–ianuarie; o inventariere demarată abia în februarie sau martie face reconstituirea situației de la 31 decembrie mai degrabă teoretică.
Un audit contabil realizat înainte de închiderea anului poate scoate la iveală astfel de necorelări, iar remedierea lor rămâne posibilă fără presiunea termenului de depunere a bilanțului. Documentele de pregătit, potrivit REALCONT, sunt balanțele de verificare pentru perioada auditată, registrele obligatorii și jurnalele, situațiile financiare și declarațiile fiscale corespunzătoare, actele justificative importante, procesele-verbale de inventariere și hotărârile adunării generale. Setul definitiv de acte se confirmă în urma unei scurte discuții preliminare, cerințele putând fi ajustate periodic.
Privit în ansamblu, un audit contabil făcut la timp dă administratorilor și asociaților o imagine documentată a stării evidenței, utilă la preluări, la schimbarea contabilului, înaintea unui control sau a unei tranzacții. REALCONT oferă această verificare independentă prin experți contabili, cu raport scris și plan de remediere, indiferent dacă contabilitatea curentă este ținută de aceeași firmă sau de un alt furnizor.
